Informations générales
Dès l’instant où vous partez dans le cadre d’une mission de recherche ou d’enseignement vous devez faire un ordre de mission.
La gestion des missions est gérée par la plateforme NOTILUS. Cette plateforme permet de simplifier la gestion administrative et financière des missions et frais grâce à une gestion électronique du processus, de la demande d’ordre de mission au traitement de la note frais en passant par l’organisation du voyage.
Vous devez en priorité prendre vos billets et réservation d’hôtels sur le marché, en passant par la plateforme FCM via Notilus.
- Si la réservation de votre titre de transport se fait hors marché : joindre en justificatif, le billet composté et la facture acquittée.
- Si vous prenez votre véhicule : il faut impérativement renseigner votre véhicule dans votre profil, demander la validation avant votre départ.
- Si vous avez des frais complémentaires : téléchargez sur Notilus les tickets de péage, de parking, les titres de transport en commun, autres.
- Utilisation du taxi : Uniquement si les horaires ou la situation ne permettent pas d’utiliser les transports en commun (joindre la facture)
- Si vous utilisez Blablacar : joindre la facture acquittée au nom du missionnaire
- Pour les hébergements non pris sur la plateforme : Facture acquittée au nom de l’agent (remboursement au forfait)
- Colloque : fournir le programme financier (registration) du colloque et/ou le justificatif d’inscription (facture acquittée et détail des frais d’inscription (incluant repas / hébergement pris en charge par l’organisateur)
Lorsque la mission est prévue dans un pays à risque, l’ordre de mission sera visé par le DGS (déclaré Fonctionnaire Sécurité Défense de l’UGA).
Dans le cadre des mesures de maîtrise des risques, les Français résidant à l’étranger ou y séjournant sont appelés à la plus grande vigilance. Tout Français à l’étranger est sous la responsabilité de l’ambassadeur et doit se conformer à ses recommandations.
Les agents UGA ou toutes personnes dont les missions sont financées par l’UGA, quel que soit le pays, doivent :
- s’inscrire sur le site Ariane du Ministère des Affaires Étrangères
- avoir un téléphone portable sur lequel ils doivent être à tout moment contactables. Les agents résidant à l’étranger doivent se déclarer à l’ambassade et prendre connaissance des consignes de l’ambassadeur.
Création d’un ordre de mission
La demande est à saisir dans l’Intranet de l’UGA : l’ensemble de la démarche à suivre est expliquée sur l’intranet de l’UGA, vous y retrouvez également le guide des déplacements à lire impérativement avant tout départ en mission.
Si vous vous déplacez sur le budget du laboratoire, il faut remplir ou modifier la répartition analytique (000101 [LIP-PC2S]) ainsi que le centre de coût [7B030LIP], il est par défaut celui de SHS.
Si les dépenses sont sur le budget des AXES, demander l’accord par mail au responsable de l’axe et le faire suivre à lippc2s-servicefinancier@univ-grenoble-alpes.fr
Pour les doctorants : si dépenses sont sur un contrat de votre directeur(trice) de thèse, faire suivre le mail qui indique que la dépense est autorisée à lippc2s-servicefinancier@univ-grenoble-alpes.fr